Procedure

Alle openbare bibliotheken worden de vier jaar voor de tweede keer geaudit. Een audit duurt één, twee of drie dagen, afhankelijk van de omvang van de bibliotheek. Ter voorbereiding op de audit wordt de bibliotheek gevraagd een aantal beleidsdocumenten op te sturen. Als dit niet op tijd gebeurt, kan er geen audit uitgevoerd worden. Op de auditdag zelf voeren de auditoren gesprekken met diverse functionarissen van de bibliotheek.

Uiterlijk zes weken na afloop van de audit ontvangt de bibliotheek een schriftelijke rapportage met de bevindingen van de auditor. Als onderdeel van de schriftelijke rapportage doet de auditor aanbevelingen ter verbetering van de bedrijfsvoering van de bibliotheek. Het document is overigens vertrouwelijk en alleen bestemd voor de betreffende openbare bibliotheek. Desgevraagd levert de bibliotheek het rapport aan de gemeente.

Geanonimiseerde gegevens worden bij het certificeringsbureau gebruikt om trendrapportages te maken.

Op basis van een bindend advies van de auditor gaat het bestuur van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken over tot certificering, of tot certificering onder voorbehoud. Bij certificering onder voorbehoud krijgt de organisatie de tijd om binnen een half jaar alsnog aan de toetsingscriteria te voldoen. Bibliotheken die in de eerste ronde niet voor certificering in aanmerking komen, worden in de volgende ronde (na vier jaar) opnieuw beoordeeld.

Hoe wordt getoetst?
De auditor gebruikt bij de toetsing onder andere het document Aantoonbaarheid conformiteit certificeringsnorm. Dit beschrijft hoe auditoren aantonen dat bibliotheken aan de norm voldoen.