Fusie en audit

Certificeringsaudits worden zoveel mogelijk op basisbibliotheekniveau ingepland en uitgevoerd. In sommige gevallen is dit echter nog niet mogelijk, omdat er op het beoogde moment van de audit nog geen sprake is van een gezamenlijke bedrijfsvoering. In dit geval worden de deelnemers aan de beoogde basisbibliotheek afzonderlijk geaudit. Dit is ook het geval voor coöperaties.

Hoe verhoudt een certificeringsaudit zich tot een lopend fusietraject van een basisbibliotheek?

Bij basisbibliotheken die in een fusietraject zitten kunnen zich de volgende situaties voordoen:

één of meer fusiepartners hebben een audit gehad vóór de fusie, en één of meer partners erna:

In dit geval zijn de partners die vóór de fusiedatum geaudit zijn afzonderlijk beoordeeld en worden de partners die ná de fusiedatum een audit hebben op basisbibliotheekniveau bekeken.

Als degene die vóór de fusiedatum geaudit is het certificaat behaald heeft, dan wordt deze partner niet nader bekeken bij de latere auditdatum. Als hij het certificaat echter niet behaald heeft, dan kan hij bij de audit ná de fusiedatum nogmaals bekeken worden en op basisbibliotheekniveau beoordeeld worden, waardoor hij het certificaat alsnog kan behalen.

Als één van de partners vóór de fusiedatum het certificaat behaald heeft, betekent dit niet dat dit certificaat mede geldt voor degenen die zich in een later stadium erbij aansluiten.

Als de fusiepartners verschillende resultaten behaald hebben bij de audits (sommigen wel en anderen niet gecertificeerd) dan blijven deze besluiten afzonderlijk gehandhaafd tot de tweede certificeringstermijn (2010-2013). Bij de tweede termijn zal de basisbibliotheek dan als geheel in één enkele audit beoordeeld worden.
één of meer fusiepartners willen hun situatie vóór de beoogde samenvoeging in kaart gebracht hebben en de audit vervroegen ten opzichte van de planning

Dit is mogelijk. Als de bibliotheek in dit geval het certificaat behaalt, blijft dit besluit ook na de samenvoeging tot de tweede certificeringstermijn gehandhaafd. Als zij het niet behaalt, kan zij bij de audit van de laatste fusiepartners (als deze dan op basisbibliotheekniveau uitgevoerd wordt) nogmaals bekeken worden tegen het licht van het gezamenlijke beleid van de partners in de basisbibliotheek.
één of meer fusiepartners hebben een uitnodiging vóór de fusiedatum gekregen, maar willen liever na de fusiedatum als basisbibliotheek geaudit worden.
Afhankelijk van het stadium van de samenvoeging is dit mogelijk. Als de fusie inclusief het opzetten van een gezamenlijke bedrijfsvoering (en dus gezamenlijke beleidsdocumenten) binnen negen maanden gerealiseerd zal zijn, dan kan de audit met negen maanden uitgesteld worden. Als het realiseren van de gezamenlijke bedrijfsvoering langer dan negen maanden zal duren, dan worden de partners afzonderlijk volgens de planning geaudit. Dit uitgangspunt geldt niet voor het laatste jaar van de eerste certificeringstermijn, het jaar 2009. In dit jaar kan maximaal tot het einde van het jaar uitstel verkregen worden, en moet dus voor het aanvragen van een gezamenlijke audit de fusie binnen deze termijn gerealiseerd zijn (ook als hierdoor het verschil met de geplande audit minder dan negen maanden is), of anders worden de partners automatisch afzonderlijk geaudit.